“원격 근무“ 효율성을 높일 수 있는 10가지 직원 관리 팁

"원격 근무" 효율성을 높일 수 있는 10가지 직원 관리 팁: 이진영 / 2021-05-12 17:30:04

많은 기업들이 재택근무 정책을 처음 시행하며 인사부 및 관리자는 "원격 직원을 어떻게 관리해야 하는가?"에 대해 고민하게 됐다. 인적자원관리학과(SHRM)의 최근 조사에 따르면, 고용주의 거의 4분의 3(71%)이 재택근무에 적응하는 데 어려움을 겪고 있다고 밝혔다.

텍사스주에 기반을 둔 컴퓨터 소프트웨어 회사인 카주(Kazoo)의 폴 펠먼(Paul Pellman) CEO는 "경영자들이 처음으로 원격 직원 관리를 맡는다면 직원의 생산성을 높이고, 업무를 수행하며, 번창할 수 있도록 하는 것이 두려울 수 있다"고 말했다. 또 "원격 통신으로 전환하는 것은 우리가 상호작용하는 데 도움이 되는 개인적인 맥락을 제거한다."고 말했다.

영국의 컨설팅 회사인 더 컬쳐 빌더(The Culture Builders)의 설립자이자 이사인 제인 스패로우(Jane Sparrow)는 원격 근무에 대해 "이것은 단지 원격 근무자에게 새로운 화상 통신 플랫폼을 제공하고, 그것이 평상시와 같으리라고 생각할 수 있는 문제가 아니다."고 말했다.

관리자는 원격 작업이 팀 구성원들 사이의 소통을 막고 고립감을 조성할 수 있다는 것을 인식할 필요가 있다. 스패로우는 "매일 동료나 고객을 만나는 데 익숙하다면 고립감이 놀라울 정도로 빠르게 몰려들 수 있다."고 말했다.

새로운 원격 작업 환경은 집중력, 팀 감각 창의력에도 영향을 미칠 수 있다. 이에 팀이 건강하고 행복하고, 궁극적으로는 생산성을 유지하기 위해서 원격 근무가 근무자에게 가할 수 있는 스트레스가 높은 환경을 인식하고 관리해야 한다고 강조했다.

SHRM Online이 원격 직원을 관리하는 매니저들을 위한 10가지 팁을 소개했다.

1. 기대치를 일찍 그리고 자주 설정한다
가이드라인을 제공하고 경계를 설정하고 검토하는 것은 프로젝트를 시작할 때 수행해야 하는 가장 중요한 단계 중 하나이다. 접근할 수 있도록 하고, 우선순위, 이정표, 성과 목표 등을 명확하게 제공해라. 같은 팀 구성원의 참석 가능 여부를 개략적으로 설명하고 필요할 때 연락할 수 있도록 한다.

또 직장에서와 마찬가지로 경영자들은 직원들에게 정책 및 직원교체, 회사의 성공, 가정에서의 근무요령 등에 대한 최신 정보를 제공해야 한다.

직원들이 근무한 시간을 중심으로 업무 외 전자 메일 및 텍스트에 대한 응답에 대한 기대치를 설정하는 등 행동 양식을 모델링해야 한다. 이는 직원들이 건강한 워라벨(일과 삶의 균형)을 유지할 수 있도록 도와준다.

2. 체계적이고 융통성 있게 행동한다
원격 팀과 협력할 때 중요한 점은 일관성을 유지하기 위해 유연한 (근무) 시간을 허용하는 것이다. 구체적인 계획은 필수적이지만, 필요에 따라 전략을 조정할 수 있어야 한다. 작업이 완료되고 품질이 우수하다면 직원이 오전이나 오후 중 언제 근무하는지는 문제가 되지 않는다.

3. 회의 시간을 조정한다
사무실에서 작동하는 것이 원격으로는 작동하지 않을 수도 있다. 긴 회의 대신 짧은 가상의 회의를 해라. 이러한 생각을 팀 리소스, 스케줄링, 실행 계획에 적용한다.

4. 직원의 업무 진행 상황을 추적한다
직원들이 주어진 시간 내에 완수해야 할 과제와 함게 작업 일정을 알려줘라. 이는 관리자의 두려움을 줄이고 원격 근무자에게는 그들이 역할을 수행하는 데 필요한 구조를 준다. 원격 근무로 근로자들이 일하는 모습을 볼 수 없다고 해서 일이 끝난 것은 아니라는 사실을 기억해라. 또 프로세스를 신뢰해라.

5. 의사소통을 강조한다.
관리자들이 원격 직원과 소통하는 것은 직원이 마감일, 가용 리소스, 업무 관련 과제, 작업 일정 등 관리자의 기대치를 지속해서 인식하게 하므로 중요하다.

전자 메일, 텍스트, 전화, 화상 채팅, 인트라넷 채널 등 팀 문화에 가장 적합한 커뮤니케이션 도구를 활용한다. 또 문자 메시지, 이메일, 무선 침묵으로 끊임없이 전화하는 직원들 사이의 미묘한 균형을 찾는다. 직원들 간의 의사소통 빈도는 다를 수 있다.

가장 좋은 방법은 직원들에게 원격으로 일하는 동안 어떻게 관리되기를 원하는지 물어보는 것이다. 이를 통해 관리자는 각 직원이 재택근무를 하는 동안 어떤 생산성을 가져야 하는지 파악할 수 있다.

관리자들이 조직에 중요한 측정 기준을 추적하고 지원들과 연략을 추적하는 것이 중요하다. 다만 지나친 감시는 기업이 직원을 불신하고 있다고 느끼게 할 수 있다.

6. "듣는 것"을 잊지 않는다.
가장 성공적인 경영자는 좋은 "경청하는 사람"이다. 신뢰와 존중을 표현하고 마이크로 매니지먼트 없이 업무량과 진행 상황에 과해 물어보고, 지나치게 소통하는 편이다.

직원에 대해 더 잘 파악하기 위해 설문조사를 활용할 수 있다고 예를 들어 월별 또는 분기별 직원 순추첨자 점수는 직원의 심리를 더 깊이 파악하기 위한 펄스 설문조사와 함께 사용하면 유용할 수 있다. 인사 기술자에 따르면, 순 추첨자 점수는 직원이 다른 구직자에게 자신의 조직을 얼마나 홍보할 수 있는지를 보여주는 지표다.

한편 직원들에게 피드백을 요청하고 있다면, 이에 대해 무언가 조치를 취해야 한다는 것을 기억해야 한다.

7. 연결을 구축하고 팀에서 사용한다.
많은 근로자들이 새로운 작업 현실(원격 근무)에서 고립되고 방향 감각을 잃었다고 느낀다. 이 때문에 직원들과의 관계를 구축하는 것은 중요하다.

긍정적인 피드백을 나누고 재미있는 채팅 채널을 열거나 함께 커피 타임을 시도해본다. 무엇이든 간에 정상적인 연대감을 유지하는 데 도움이 되고, 혼자 동떨어져서 일하는 것이 아니라는 것을 모두에게 상기시켜준다.

훌륭한 관리자들은 팀 구성원들에게 도움을 줄 수 있다. 원격 직원을 위한 개방형 정책을 지속해서 유지해 여러 시간대에 걸쳐 여러 기술을 통해 가용성을 높일 수 있다. 원격 직원은 항상 관리자에게 긴급한 문제에 대한 응답을 기대할 수 있다.

8. 협업 방법을 제공한다.
작업 활동을 추적하는 공유 문서를 제공하는 것은 관리자가 팀이 수행하는 작업에 대해 지속적으로 인지할 수 있는 방법 중 하나이다. 팀이 사무실에 있을 때에도 좋은 연슴이 되는데, 경영진이 이 불확실한 시기에 직원의 기대와 책임을 다듬는 데 도움이 된다.

9. 관리하려는 충동을 자제한다
직장에 있는 동안 팀의 어깨 너머를 쳐다볼 필요는 없으며, 원격 근무를 하는 동안에도 그렇게 해서는 안된다. 정기적인 일대일 체크인을 통해 관리자는 마이크로 매니지먼트를 피하는 동시에 직원과 지속적으로 연락하고 양방향으로 피드백을 전할 기회를 만들 수 있다.

직원이 명확한 의사소통을 하고 목표와 마감일을 충족한다면, 기업은 직원이 생산성을 높이고 업무를 효과적으로 수행하고 있다고 신뢰하라.

10. 성공을 축하한다
관리자들은 업무 이정표를 달성했을 때 사무실에서 기념하는 것과 동일하게 목표 달성을 축하할 기회를 찾아야 한다. 당분간은 하이파이브 대신 가상의 주먹·팔꿈치 인사로 바꾸어야 할 수도 있다.

레스턴에 있는 액츄얼라이즈 컨설팅(Actualize Consulting)은 직원의 기여를 축하하는 영상으로 성공을 축하하고 있다. 회사 홈페이지에 등장할 이 영상은 코로나 대유행으로 인해 취소되었던 회사의 연례 수련회에서 진행되었을 행사를 대체한다.

이는 이메일보다 더 개인적인 느낌을 준다. 또 만약 (관리자가) 창조적으로 된다면 (직원과의) 연결이 끊어질 필요가 없다는 것을 보여준다.